Bewerbung Büro: Mit diesen 7 Schritten sind Sie fast drin

Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar

Wie wird Ihre Bewerbung zum Erfolg?Ob im Bereich Personalverwaltung, in der Managementebene oder in der Sachbearbeitung: Bürojobs gibt es in jedem Fachbereich, auf jeder Karrierestufe und in jedem Unternehmen. Dabei sind Bürojobs nicht nur im Bereich der Aufgaben unterschiedlich, sondern auch, was die Weisungsbefugnis und die Verantwortung betrifft. Aus diesem Grund kann es ganz schön herausfordernd sein, eine Bewerbung für einen Bürojob zu verfallen. Büro ist schließlich nicht gleich Büro. Bewerbungen stellen Kandidaten für diesen Fachbereich daher vor ganz besondere Herausforderungen.

Wenn auch Sie aktuell auf der Suche nach einem Job im Büro sind und vor der Frage stehen, wie Sie aus dieser Vielzahl das passende Angebot herausfiltern sollen und gleichzeitig noch eine individuelle Bewerbung verfassen können, dann sind Sie hier richtig. Auch wenn der Bewerbungsprozess tatsächlich herausfordernd ist, kann es Ihnen mit ein paar Tipps und Tricks gelingen, schon bald in dem richtigen Büro zu sitzen. Nutzen Sie die sieben Schritte Vorgehensweise, um einen Überblick und einen Leitfaden für Ihre individuelle Situation zu bekommen.

Was ist eigentlich der Eckpfeiler einer guten Bewerbung? Gibt es Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten? Wie können Sie den Zeitaufwand des Bewerbungsprozesses minimieren und trotzdem wirklich interessante Stellenangebote finden? Und wie bereiten Sie sich effektiv auf ein Vorstellungsgespräch vor? Das sind Fragen, die jedem Kandidaten durch den Kopf gehen. In der Schritt für Schritt Anleitung finden Sie Antworten. So kann bei Ihrer nächsten Bewerbung für das Büro nichts mehr schief gehen.

#1 Bewerbung Büro: Haben Sie eine Strategie?

Einer der größten Fehler, die Sie als Bewerber machen können, ist die planlose Jobsuche. In der Tat ist dieser Fehler auch der am weitesten Verbreitetste. Egal, ob Sie auf der Suche nach neuen Herausforderungen sind oder einfach einen Tapetenwechsel brauchen: Das durchforsten von Jobbörsen nach Feierabend, die wahllose Auswahl von Unternehmen und mitternächtliche Bewerbungsmarathons sind nicht das, was Sie zu Ihrem Traumjob bringt.

Im Gegenteil: Eine erfolgreiche Jobsuche will langfristig geplant und strategisch angegangen werden. Strategie (Link) bedeutet danach, das Endziel der Schlacht, in diesem Fall der Jobsuche, klar definiert zu haben. Dafür können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Was hat mir an meinem alten Job besonders gut gefallen? Welche Aufgaben möchte ich weiterhin übernehmen und vielleicht sogar vertiefen? Dieser positive Ansatz hilft Ihnen dabei, herauszufinden, wo Ihre Stärken liegen.
• Welche Rahmenbedingungen sollte der ideale Job für Sie mitbringen? Das kann kurze Anfahrtszeiten bedeuten, flexible Arbeitszeitgestaltung, ein überdurchschnittlicher Lohn oder auch Urlaubsregelungen.
• Welche Faktoren sind mir in meinem beruflichen Leben wichtig? Identifikation mit den Unternehmenszielen? Ein Job mit tieferem Sinn? Aufstiegschancen oder auch Möglichkeiten der Forschung? Soziale Kontakte?
• Arbeite ich lieber in einem großen Team mit flachen Strukturen oder brauche ich meine eigenen vier Wände im Büro und klare Vorgaben meiner Aufgaben? Ist mir eine kreative Komponente wichtiger als geregelte Abläufe?

Alle diese Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie sich auf die Suche nach einem neuen Job machen. Natürlich wird kein Bürojob alle Ihre Anforderungen erfüllen. Trotzdem ist es sehr viel einfacher, nach einer gründlichen Selbstreflektion mit der Jobsuche zu beginnen. So filtern Sie nicht nur direkt alle unpassenden Angebote heraus, auch wenn Sie noch so spannend klingen. Sie schaffen außerdem auch eine solide Argumentationsbasis für Ihre Bewerbung.

#2 Die richtige Jobsuche: Effizient und intelligent

Wenn Sie nun wissen, was Sie suchen, gilt es nun herauszufinden, wo Sie am besten suchen. In Zeiten der digitalen Jobsuche kann es nämlich schnell passieren, dass Sie sich in den endlosen Weiten der Stellenangebote verlieren und schließlich frustriert doch das erstbeste Angebot wahrnehmen.

Das muss nicht sein. Zu der richtigen Strategie gehört auch die richtige Taktik beim Auffinden von passenden Stellenangeboten. Das kann sowohl digital geschehen, als auch über Kontakte und Hörensagen. Die folgenden Möglichkeiten zeigen Ihnen einige Wege, auf denen Sie ohne viel Aufwand genau die Angebote finden, die Sie suchen:

1. Finden Sie die richtigen Stellenbörsen. Sie suchen einen Bürojob in einer Hilfsorganisation? Oder Sie wollen im öffentlichen Dienst einsteigen? Sind Sie eher an einem Posten in einem internationalen Unternehmen interessiert? Für jede dieser Spezifikationen gibt es spezielle Stellenbörsen, auf der nur die passenden Arbeitgeber inserieren. Und noch ein Vorteil: Hier haben Sie viel weniger Konkurrenz. Die Recherche lohnt sich also doppelt.
2. Fangen Sie bei den Unternehmen an. Anstatt große Stellenportale zu durchkämmen, kann es sinnvoll sein, eine Liste mit Unternehmen zu erstellen, die Sie interessieren. Diese Liste können Sie systematisch nach vakanten Stellen durchsuchen.
3. Hören Sie sich im Bekanntenkreis um und nutzen Sie ihr Netzwerk. Viele Stellen werden gar nicht öffentlich ausgeschrieben, sondern intern vergeben. Damit sparen sich Unternehmen den Aufwand eines gesamten Bewerbungsprozesses. Versuchen Sie, diese inoffiziellen Vakanzen ausfindig zu machen.
4. Nutzen Sie digitale Kompetenz und legen Sie sich Suchaufträge an. Dafür müssen Sie nur Ihr Profil einrichten und bekommen passende Stellenangebote direkt per Mail zugesandt. Wenn Sie regelmäßig Ihren Posteingang kontrollieren, verpassen Sie so nichts mehr.

Diese vier Tipps helfen enorm dabei, Ihr Suchfeld zu verfeinern und zu konzentrieren. Das bedeutet zwar auf den ersten Blick weniger Stellenangebote, dafür aber auf den zweiten Blick viel mehr wirklich interessante Chancen.

#3 Bewerbung Büro vorbereiten: Vergessen Sie nichts

Sie haben einen oder sogar direkt mehrere interessante Stellenangebote entdeckt und wollen direkt mit dem Verfassen eines Anschreibens loslegen? Auch hier lohnt es sich, erst einmal einen Schritt zurück zu treten und die folgende Aufgabe gründlich zu durchdenken.

Das können Sie ganz praktisch umsetzen, indem Sie sich zu den folgenden Fragen Notizen machen:

• Was wissen Sie über das Unternehmen, an das Sie Ihre Bewerbung richten wollen?
• Welche der geschilderten Aufgaben haben Sie besonders angesprochen? Wo bringen Sie vielleicht sogar bereits Erfahrung mit?
• Welche der Anforderungen erfüllen Sie und wie können Sie das belegen?
• Warum haben Sie sich genau für dieses Unternehmen entschieden und nicht für die Konkurrenz?
• Was macht Sie als Bewerber einzigartig? Warum sollte der Personaler genau Ihnen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch schicken?
• Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen? Zu wann könnten Sie die Stelle antreten und stimmen Sie mit den Rahmenbedingungen überein?

Indem Sie zu jedem dieser Punkte Notizen sammeln, schaffen Sie eine solide Basis für das Verfassen der Bewerbungsunterlagen. Im nächsten Schritt müssen Sie diese Gedanken nämlich nur noch verschriftlichen. Das ist viel einfacher, als ein leeres Blatt mit Argumenten zu füllen. Struktur ist das Mittel der Wahl!

#4 Lebenslauf und Anschreiben: Das Fundament Ihrer Bewerbung

Neben Zeugnissen, Referenzen und gegebenenfalls anderen geforderten Unterlagen, bilden die beiden Dokumente Lebenslauf und Anschreiben das Herz Ihrer Bewerbung. Und genau wie in einem realen Körper, sollte diese Komponente sehr gut funktionieren, sonst leidet die gesamte Bewerbung darunter.

Das Anschreiben. Haben Sie einen Fokus?

Ein wirklich gutes Anschreiben macht vor allem eins aus: Der berühmte rote Faden. Der Leser sollte in der Lage sein, nach Ihrem Anschreiben jedem zu erklären, warum Sie genau für die Stelle geeignet sind. Das gelingt Ihnen am besten, indem Sie einen einzigen Satz formulieren, der diese Aussage beschreibt. Daraus bauen Sie Ihr Anschreiben auf: Jeder Satz sollte Bezug zu dieser Aussage haben und deutlich machen, worum es Ihnen im Kern geht. „Hammer home your message“ ist eine Methode, die hervorragend im Marketing funktioniert. Warum nicht auch in Ihrer Bewerbung?

Der Lebenslauf. Klar und übersichtlich.

Auch im Lebenslauf lautet das Stichwort: Fokus. Selbstverständlich müssen Sie hier viele Informationen darstellen und nennen. Allerdings gilt es, überladene Formate und ablenkende Muster zu vermeiden. Besonders bei viel Berufserfahrung ist es nötig, nicht alle Stationen zu nennen. Fokussieren Sie sich stattdessen auf relevante Aufgaben und Positionen. Außerdem haben Sie so noch einen Joker für das Bewerbungsgespräch. Eine gute Adresse für Vorlagen und Muster ist Canva.

#5 Bewerbung Büro: Das Vorstellungsgespräch

Wenn Sie mehrere passende Angebote gefunden und einen Stapel Bewerbungen versendet haben, ist es an der Zeit zu warten. Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist nach dieser Wartezeit immer eine erfreuliche Angelegenheit. Viele Bewerber vergessen nach der ersten Euphorie allerdings, dass nur eine gründliche Vorbereitung bei diesem entscheidenden Schritt zum Erfolg führen kann.

Smalltalk. Die versteckte Fähigkeit.

Neben allen Fähigkeiten und Kompetenzen, die Sie fachlich mitbringen, ist im persönlichen Kontakt besonders soziales Fingerspitzengefühl gefragt. In den meisten Fällen sind Sie nicht der einzige Bewerber mit den passenden Qualifikationen. Letztlich entscheidet daher das Bauchgefühl. Mit intelligentem und schlagfertigem Smalltalk positionieren Sie sich dabei weit vorne. Und das Beste: Smalltalk kann erlernt werden. Diese Investition zahlt sich vielfach aus.

Fragen vorbereiten. Was kommt auf Sie zu?

In jedem Vorstellungsgespräch werden bestimmte Fragen an Sie als Bewerber gestellt. Das geht von der Frage an Ihre Person über die Frage nach den Stärken und Schwächen bis hin zu kniffeligen Fangfragen. Informieren Sie sich gründlich über typische Fragen und legen Sie sich Antworten zurecht. So bringt Sie nichts aus dem Konzept.

Information zählt. Was wissen Sie über das Unternehmen?

Zwar wird in jedem Vorstellungsgespräch durch den Personaler das Unternehmen vorgestellt, trotzdem ist es Ihre Aufgabe, so viele Details wie möglich über Ihren potenziellen Arbeitgeber zu sammeln. Nur so können Sie intelligente Fragen stellen, geschickt argumentieren und Ihr Interesse unter Beweis stellen.

Rahmenbedingungen abklären. Was sind Ihre Vorstellungen?

Die Gehaltshandlung, der Eintrittstermin, mögliche Anforderungen: Alle diese Punkte bereiten vielen Bewerbern Kopfzerbrechen. Dabei ist es wichtig, im Bewerbungsgespräch selbstbewusst aufzutreten. Das gelingt Ihnen nur, indem Sie diese wichtigen Fragen vorher für sich abklären. So haben Sie einen sicheren Verhandlungsstandpunkt.

#6 Nach der Bewerbung ist vor der Bewerbung

Sie haben den richtigen Job gefunden. Eine hervorragende Bewerbung angeschickt. Ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch geführt. Wo bleibt nun die Zusage für den ersehnten Job? Zwar bedeutet eine Verzögerung nicht unbedingt, dass Sie den Job im Büro nicht bekommen. Trotzdem sollten Sie nicht den Fehler machen und sich auf einem guten Gefühl ausruhen.

Solange Sie keinen Vertrag unterschrieben haben, gilt: Die Suche nach dem passenden Büro ist noch nicht beendet. Allerdings ist sie mit den Tipps aus diesem Artikel sehr viel erfolgversprechender. Vielleicht sitzen auch Sie bald schon am richtigen Schreibtisch. Viel Erfolg!