Bewerbung Bürokauffrau für Berufseinsteiger: Effektiv und zielgerecht

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Vorstellungsgespräch: Fragen durch den Arbeitgeber

Die Ausbildung ist abgeschlossen und jetzt sind Sie bereit für einen festen Job. Sie fühlen sich im Büro wie zu Hause und denken deshalb über eine Bewerbung als Bürokauffrau für Berufseinsteiger nach? Organisation und Planung sind genau Ihr Ding, Rechnungsstellung und Buchführung ist ebenso kein Fremdwort für Sie. Dann sollten Sie nicht länger zögern, sondern heute noch beginnen. Doch wie sollten Sie das am besten tun?

Das erfahren Sie in diesem Beitrag. Nach dem Lesen wird es für Sie glasklar sein, worauf Sie bei Ihrem Anschreiben und bei der Zusammenstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen achten sollten. Den Personaler überzeugen Sie dann mit links.

Lesen Sie, wie Ihre Arbeit als Bürokauffrau aussehen wird und auf welche Fähigkeiten Vorgesetzte bei der Wahl eines geeigneten Kandidaten achten. Bekommen Sie einen Überblick, worauf Sie bei Ihrer Bewerbung Wert legen sollten und lassen Sie sich von dem Bewerbungsmuster inspirieren. Zum Schluss werden Sie außerdem typische Fehler kennenlernen, die Sie besser nicht begehen sollten. Überzeugen Sie sich selbst!

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So sieht Ihr Job als Bürokauffrau aus

Als Bürokauffrau sind Sie für den reibungslosen Ablauf in einem Büro zuständig. Um diesen zu gewährleisten, übernehmen Sie vor allem organisatorische und verwalterische Aufgaben. Sie planen und koordinieren Termine und Events und sind erster Ansprechpartner für Kunden und Besucher. Dabei gehört die Planung und Organisation von Dienstreisen und Firmenveranstaltungen genauso dazu wie die Vorbereitung von Besprechungsräumen. Auch erledigen Sie den Schriftverkehr, indem Sie zum Beispiel Schreiben neu aufsetzen oder eingegangene E-Mails beantworten.

Typische kaufmännische Aufgaben werden Sie erwarten. So erstellen Sie Abrechnungen, Statistiken und Zwischenbilanzen. Sie kontrollieren Ein- und Ausgangsrechnungen und leiten gegebenenfalls Mahnverfahren ein. Mit der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung kennen Sie sich ebenso aus und Sie stehen in engem Kontakt zum Steuerberater. Je nachdem, wo genau Sie beschäftigt sind, kontrollieren Sie auch Wareneingänge, Lagerbestände und Lagerkosten. Sie nehmen neue Aufträge entgegen und leiten diese an die Verantwortlichen weiter. Gut vorkommen kann auch, dass Sie Präsentationen vorbereiten und bei Bedarf auch vor Publikum abhalten.

Ihr zukünftiges Tätigkeitsfeld ist demnach sehr vielfältig und abwechslungsreich. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie das Büro “fest im Griff haben”. Anstellung finden Sie in Unternehmen nahezu jeder Wirtschaftsbranche. Möchten Sie sich später weiterbilden, können Sie sich zum Beispiel zum Fachwirt oder Bilanzbuchhalter ausbilden lassen oder Sie beginnen ein Studium zur Betriebswirtin. Möglichkeiten gibt es viele, die Chancen nutzen müssen Sie!

Mit diesen Kompetenzen haben Sie gute Chancen

Als Berufseinsteiger ist klar, dass Sie noch keine großen Erfahrungen sammeln konnten, abgesehen von Ihrer Zeit als Auszubildende. Dennoch können Sie mit folgenden Kompetenzen dem Personaler zeigen, dass Sie genau die Richtige für diesen Job sind. Sehen Sie die Auflistung als Orientierungshilfe an. Bringen Sie nicht alles davon mit, sollten Sie nicht gleich verzweifeln und unsicher werden. Vielleicht können Sie sogar noch mehr Fähigkeiten vorweisen, die im Beruf als Büroangestellte dringend gebraucht werden. Scheuen Sie sich also nicht davor, diese in Ihrem Anschreiben und Ihrem Lebenslauf hervorzuheben.

Ausbildung

Sie haben eine Ausbildung zur Bürokauffrau oder ähnliches, wie zum Beispiel als kaufmännische Assistenz oder Wirtschaftsassistent, erfolgreich absolviert. Nichts davon trifft auf Sie zu? Schauen Sie das Stellenangebot noch einmal genauer an. Vielleicht sind Sie auch als Quereinsteiger aus einer anderen Berufssparte willkommen.

Fachkenntnisse

Große Pluspunkte beim Personaler sammeln Sie vor allem mit spezifischen Fachkenntnissen, wie zum Beispiel in:

  • Buchführung
  • Büro- und Verwaltung
  • Korrespondenz
  • Post- und Sachbearbeitung
  • Personalwesen
  • Materialverwaltung
  • Kalkulation
  • Kundenbetreuung
  • Terminplanung
  • Ein- und Verkauf
  • Social Media
  • Lagerwirtschaft
  • usw.

Organisationstalent

Planung und Organisation war schon immer total Ihr Ding. Zusätzlich haben Sie in Ihrer Ausbildung gelernt, auf welche Aspekte Sie bei der Vorbereitung unterschiedlichster Veranstaltungen und Reisen zu achten haben.

Ordnungsliebend

Ein Sinn für Struktur und Ordnung zeichnet Sie aus. Nicht nur im Job, sondern auch privat sind Sie ordentlich und finden alles wieder, was Sie suchen. Gerade bei der Arbeit mit unzähligen Dokumenten ist es unabdingbar, strukturiert zu sein und zu wissen, wo Sie sowohl digital als auch in Papierform alle Unterlagen abgelegt haben.

Schriftliches Ausdrucksvermögen

Es fällt Ihnen leicht, sich schriftlich auszudrücken und Sie beherrschen eine einwandfreie Rechtschreibung und Grammatik. Beides benötigen Sie, wenn Sie zum Beispiel Geschäftsbriefe verfassen oder E-Mails von Kunden und Geschäftspartnern beantworten sollen.

Kommunikationsfähigkeit

Gute Umgangsformen in der mündlichen Kommunikation sind und bleiben wichtig! Sie wissen ganz genau, wie Sie andere Personen höflich ansprechen und wie Sie auch in schwierigeren Situationen freundlich und bestimmt bleiben. Gern sind Sie im Kontakt mit Menschen und helfen da weiter, wo Sie gebraucht werden.

Zahlenverständnis

Die Beschäftigung mit Zahlen bereitet Ihnen Freude. Das ist deshalb von Bedeutung, da Sie höchst wahrscheinlich viel mit Zahlen und Daten in Berührung kommen werden. Diese müssen Sie beispielsweise filtern und nach Wichtigkeit sortieren können. Auch um Rechnungen und Kalkulationen werden Sie nicht herumkommen.

Fremdsprache

Wer mehr als eine Sprache spricht, hat schon mal gute Karten. Besitzen Sie zudem Kenntnisse einer oder zwei weiterer Fremdsprachen, ist das umso besser. Gerade in Firmen mit viel Kontakt zu ausländischen Kunden und Partnern dürfte das ein starkes Kriterium bei der Auswahl des richtigen Kandidaten sein.

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Softwarekenntnisse

Sie kennen sich bestens in gängigen Softwarelösungen wie Textverarbeitungsprogrammen und Programmen für Tabellenkalkulationen und Präsentationen, wie zum Beispiel Word, Excel und Power Point, aus. Nutzt der Betrieb eine andere Betriebssoftware, sind auch Erfahrungen in dieser ein Punkt für Sie.

Teamfähigkeit

Die Arbeit im Team ist für Sie eine Selbstverständlichkeit. Zwar wissen Sie auch gut, sich allein und selbständig zu beschäftigen. Aber dennoch möchten Sie auf die Zusammenarbeit mit Ihren Team-Kollegen nicht verzichten.

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Darauf sollten Sie bei Ihrer Bewerbung achten

Bei Ihrer Bewerbung als Bürokauffrau als Berufseinsteiger sollten Sie sich besonders darauf konzentrieren, Ihre Eignung für die Stelle hervorzuheben und zu zeigen, dass genau Sie der richtige Bewerber sind. Da Sie noch keine großen Berufserfahrungen außerhalb Ihres vorherigen Ausbildungsplatzes sammeln konnten, sind vor allem die nachfolgend aufgeführten Aspekte wichtig.

Fehlerfreiheit

Bevor Sie Ihre Bewerbung abschicken, sollten Sie sie unbedingt von einem Freund oder Familienmitglied auf Fehler überprüfen lassen. Grob fahrlässige Grammatik- oder Rechtschreibfehler kommen bei dem Personaler weniger gut an. Auch Formatfehler sind dringend zu vermeiden. Es kann Ihnen im schlimmsten Fall sogar passieren, dass Sie aufgrund dessen schon vorab aussortiert werden, ohne auch nur die geringste Chance auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.

Stellenausschreibung beachten

Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf sollten Sie an die Stellenbeschreibung anpassen. Schauen Sie sie sich deshalb vorher ganz genau an und orientieren Sie sich dabei darauf, welche Anforderungen man dort an Sie stellt. Diese greifen Sie auf und geben damit zu erkennen, dass Sie genau diese Kriterien erfüllen.

Vollständigkeit

Denken Sie daran, dass Ihre Bewerbungsmappe vollständig sein sollte. Mit lieblos zusammengestellten Dokumenten werden Sie mit Sicherheit nicht sehr weit kommen. Zu einer aussagekräftigen und lückenlosen Mappe zählen:

  • Bewerbungsschreiben
  • Lebenslauf (tabellarisch)
  • Foto (optional)
  • Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
  • Motivationsschreiben (freiwillig)

Mehrwert

Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Mehrwert herausstellen. Zeigen Sie der Firma unmissverständlich, welchen Nutzen sie davon haben, wenn sie mit Ihnen zusammenarbeiten. Gerade als Einsteiger kann das schnell eine Herausforderung sein, in diesem Punkt zu überzeugen. Vielleicht nutzen Sie Ihren vermeintlichen “Nachteil” und drehen ihn ins Positive. Denn, gerade dass Sie noch neu auf dem Gebiet sind und frisch ins Berufsleben starten, kann ein großer Vorteil für das Unternehmen sein. Dadurch sind Sie weniger vorbelastet und noch offen für Neues. Außerdem bringen Sie frischen Wind in das Büro, wovon nicht nur Ihre Teamkollegen, sondern auch Ihre Vorgesetzten profitieren können.

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Bewerbung als Bürokauffrau für Berufseinsteiger: Ein Muster

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine kostenlose Bewerbungs-Vorlage für Ihre Bewerbung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann. Dieses Schreiben bezieht sich auf eine fiktive Stellenausschreibung. Möchten Sie eine Initiativbewerbung schreiben, schauen Sie dennoch auf der Homepage der Firma einmal nach, auf welche Punkte Sie sich eventuell beziehen könnten.

Bewerbung als Kauffrau für Büromanagement – Ihre Anzeige in Wochenblatt XY

Sehr geehrte Frau/ sehr geehrter Herr Mustername,

nach meiner erfolgreich absolvierten Ausbildung als Bürokauffrau bin ich bereit, die Herausforderung “Berufseinstieg” anzunehmen. In Ihrem Unternehmen sehe ich die ideale Chance, meine gelernten Fähigkeiten und Kenntnisse einzubringen und Ihnen im stressigen Büroalltag unterstützend zur Seite zu stehen. Meine Motivation ist, Ihnen stets den Rücken freizuhalten, damit Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben in Ihrem Geschäft konzentrieren können.

Nach meinem Abitur habe ich einen Ausbildungsplatz in der Firma XY als Kauffrau für Büromanagement erhalten. Dort arbeitete ich in einem kleinen Team von vier Personen. Teamarbeit und Zusammenhalt habe ich in dieser Zeit besonders gelernt. Meine Haupttätigkeit waren das Bearbeiten der täglichen Post sowie der ein- und ausgehenden E-Mails. Diese umfassten vor allem Anfragen von Kunden. Außerdem überprüfte ich die Rechnungen, erstellte Kostenkalkulationen und Präsentationen. Die Koordination von Terminen fiel ebenso in meinen Aufgabenbereich.

In der Erledigung meiner täglichen Pflichten bin ich sehr sorgfältig und verantwortungsbewusst und ich bringe ein sehr gutes Zahlenverständnis mit. Da ich während meiner Schulzeit für sechs Jahre in Kanada gelebt habe, spreche ich außerdem fließend Englisch und Französisch. Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, freue ich mich sehr über eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Unterschrift

Ihr Name

Diese Fehler sollten Sie besser vermeiden

Wo es viel zu beachten gibt, kann auch genauso viel schiefgehen. Es ist deshalb besser, Sie kennen vorab typische Fehler, die Sie in Ihrem Bewerbungsanschreiben lieber umgehen.

Unehrlichkeit

Es sollte sich von selbst verstehen, dass Sie in Ihrer Bewerbung nur wahre Angaben machen. Auch sollten Sie nicht übertreiben. Haben Sie zum Beispiel während Ihrer Ausbildung einmal Ihrem Kollegen über die Schulter geschaut bei der Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sollten Sie das nicht als Top-Fähigkeit von Ihnen ausgeben. Alles, was nicht der Wahrheit entspricht, wird früher oder später rauskommen. Sie bringen sich damit nur unnötig in große Bedrängnis.

Unpersönliche Anrede

Was heutzutage bei den meisten Firmen ein absolutes No-Go ist, ist eine unpersönliche Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren…”. Wenn Sie eine überzeugende und aussagekräftige Bewerbung schreiben möchten, sollten Sie vorher unbedingt Ihre Hausaufgaben machen. Dazu zählt auch, dass Sie den richtigen Ansprechpartner herausfinden und zwar mit seinem vollständigen Namen.

Tipps

  • Ein Deckblatt ist eine Option, sich von anderen Mitbewerbern abzuheben.
  • Ist es in der Stellenanzeige ausdrücklich verlangt, sollten Sie im Anschreiben Ihre Gehalts-Vorstellungen nennen
  • Formulieren Sie mehr Aktiv- statt Passiv-Sätze.
  • Schauen Sie zur Vorbereitung auch mal in einem Online-Forum nach, welche Erfahrungen andere Bewerber vor Ihnen bereits machen konnten.
  • Haben Sie Fragen, rufen Sie einfach kurz im Unternehmen an und fragen Sie nach.
  • Versenden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail, achten Sie auf eine seriöse Mail Adresse und wandeln Sie Ihre Dokumente in Pdf’s um.

Eine Bewerbung als Bürokauffrau für Berufseinsteiger zu schreiben ist jetzt kein Problem mehr für Sie. Sie wissen, worauf Sie zu achten haben und welche Dokumente in keinem Fall fehlen dürfen. Das Muster hat Ihnen einen guten Eindruck darüber vermittelt, wie ein Anschreiben aussehen könnte. Beginnen Sie noch heute und arbeiten Sie an Ihrem eigenen Anschreiben. Dann gehört Ihr Traumjob vielleicht schon morgen Ihnen!